المخزون والجرد

المخزون في دكانة ليس رقماً تكتبه بيدك؛ هو حصيلة ما دخل وما خرج. وحين يختلف الرف عن الدفتر، فالجرد هو ما يعيدهما إلى الاتفاق — بسبب مكتوب لكل فرق.

شاشة المخزون

شاشة المخزون هي كتالوجك ورصيدك في مكان واحد: تبحث فيها بالاسم أو تمسح باركوداً لتصل إلى صفحة المنتج، وترى فيها الأقسام التي تحتاج إلى نظرك:

قارب على النفاد — ما اقترب رصيده من الصفر، وهو أول ما ينبغي أن تراه في الصباح.
نفد المخزون — ما لم يبقَ منه شيء.
بيع بالعجز — أعد التخزين — ما صار رصيده بالسالب لأنه بيع وهو غير مسجّل في المخزون.
المؤرشف — ما أخرجته من القوائم دون حذفه.

استلام بضاعة من مورّد

البضاعة تدخل من نمط التخزين في شاشة المسح: تمسح ما استلمته صنفاً صنفاً، وتُدخل الكمية المستلمة من كل واحد، وتتابع المسح.

افتح المسح واختر نمط التخزين.
امسح الصنف، وأدخل الكمية المستلمة، وتابع.
راجع القائمة — إجمالي المستلَم وعدد الوحدات — ثم أكّد.
اختر المورّد، وأدخل إجمالي الفاتورة وما دفعته منها عند الاستلام.

فيُسجَّل إذن استلام برقمه، ويزيد المخزون، ويخرج المدفوع من الدرج. وما بقي من الفاتورة يُقيَّد ديناً على دكانتك للمورّد، ويظهر في دفتر الديون جاهزاً للسداد لاحقاً.

ملاحظة

الباركود غير المسجّل يمكن تسجيله في مكانه أثناء الاستلام، فتدخل البضاعة الجديدة إلى الكتالوج وأنت تفرغ الأكياس.

كل تغيّر في الرصيد يترك سطراً في حركات المخزون، بنوعه وتاريخه: شراء، بيع، مرتجع، هدر، بيع بالعجز، تعديل يدوي، تسوية جرد، وتفكيك وتعبئة (وارد وصادر). وتصفّي القائمة بالنوع لتقرأ الشراء وحده أو التسويات وحدها.

وهذا السجل هو الجواب على «وين راحت البضاعة؟»: لا ينقص رصيد ولا يزيد إلا وله سطر يقول من غيّره ومتى ولماذا.

الجرد: ماذا تعدّ

الجرد يبدأ باختيار ما ستعدّه: كل المتجر، أو قسماً منه، أو أصنافاً بعينها تبحث عنها وتضيفها. وتستطيع تحديد الكل ثم استبعاد ما لا تريده.

وجرد جزئي مفيد أكثر من جرد كامل مؤجَّل: اعدّ رفّ السجائر اليوم والمشروبات غداً، ولا تنتظر ليلة تغلق فيها الدكانة.

انتبه

جرد واحد مفتوح في الدكانة في كل وقت. إن كان هناك جرد لم ينتهِ، فأكمله أو ألغِه قبل أن تبدأ آخر — وإلغاء الجرد لا يسجّل أي تعديل على المخزون.

العدّ

في شاشة العدّ ترى ما بقي وما عُدّ: تمّ عدّ ٧ من ٢٤. تفتح الصنف، وتُدخل ما تراه على الرف فعلاً، ثم تأكيد والتالي.

المسح يختصر الطريق: امسح باركود ما في يدك فينقلك التطبيق إلى عدّ هذا الصنف مباشرةً.
العدّ يتراكم: أدخل ما في الرف ثم ما في المستودع، ويجمعهما التطبيق لك في إجمالي واحد.
والبيع لا يتوقف أثناء الجرد. إن بيع صنف بعد أن عددته، قال لك التطبيق ذلك بصراحة عند المراجعة — «بيع منها ٣ بعد العدّ» — وحسب الفرق على أساس العدد لا على أساس الفوضى.

الفروقات وتسويتها

بعد العدّ تأتي المراجعة: كل وحدة اختلف فيها المعدود عن المتوقع تظهر بفرقها، ولا تُطبَّق التسوية حتى تختار لكل فرق سبباً:

السبب	متى تختاره
تلف / كسر	بضاعة انكسرت أو انتهت صلاحيتها أو خربت
سرقة	نقص لا تفسير له غير أن البضاعة خرجت بلا بيع
خطأ إدخال	رقم أُدخل غلطاً عند الاستلام أو البيع
أخرى	ما لا ينطبق عليه شيء مما سبق

ثم تطبيق التسوية · إنهاء الجرد: يصبح رصيد كل وحدة هو ما عددته، وتُسجَّل الفروقات حركات مخزون من نوع «تسوية جرد» — فيبقى في السجل أثر ما نقص ولماذا.

وما لم تعدّه لا يتغيّر. الوحدات غير المعدودة تبقى على رصيدها كما هي، ويقول لك التطبيق عددها قبل التطبيق.

سجل الجرد

كل جرد أنهيته يبقى في سجل الجرد بتاريخه وما سُوّي فيه. وهو ما تعود إليه حين تسأل: متى آخر مرة عددنا هذا الرف، وكم كان الفرق؟